HS Code là gì? cấu trúc mã HS và cách dùng trong xuất nhập khẩu.

HS Code, hay còn gọi là mã HS, là mã số dùng để phân loại hàng hóa trong thương mại quốc tế. HS là viết tắt của Harmonized System, có thể hiểu là hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa.

Một cách dễ hiểu, HS Code giúp các quốc gia có một “ngôn ngữ chung” để xác định một mặt hàng đang được xuất khẩu, nhập khẩu là gì. Thay vì chỉ dựa vào tên thương mại của sản phẩm, cơ quan hải quan sẽ dựa trên mã HS để xác định nhóm hàng, thuế suất, chính sách quản lý và các yêu cầu liên quan.

Ví dụ, cùng là “cà phê”, nhưng cà phê nhân chưa rang, cà phê đã rang, cà phê hòa tan hoặc chế phẩm từ cà phê có thể được phân vào các mã HS khác nhau. Nếu chỉ nhìn tên hàng chung chung, người khai báo rất dễ chọn sai mã.

Harmonized System là hệ thống phân loại hàng hóa được sử dụng rộng rãi trong thương mại quốc tế. Hệ thống này chia hàng hóa thành các chương, nhóm và phân nhóm dựa trên bản chất hàng hóa, thành phần, công dụng, mức độ chế biến hoặc đặc điểm kỹ thuật.

Điểm quan trọng là phần mã HS ở cấp độ 6 số đầu, thường được sử dụng thống nhất giữa các quốc gia tham gia hệ thống. Tuy nhiên, mỗi quốc gia có thể mở rộng thêm các số phía sau để phục vụ biểu thuế, thống kê thương mại và chính sách quản lý riêng.

Vì vậy, khi làm xuất nhập khẩu tại Việt Nam, doanh nghiệp không chỉ cần hiểu HS Code ở cấp độ quốc tế mà còn cần kiểm tra mã theo biểu thuế và quy định áp dụng tại Việt Nam.

Nhấn để phóng to

Một mã HS thường được hiểu theo nhiều cấp độ. Trong thực tế tại Việt Nam, mã HS thường có 8 số khi sử dụng trong biểu thuế và khai báo hải quan.

Ví dụ, một mã HS có thể được hiểu theo tầng:

• 09: Chương về cà phê, chè, gia vị và một số sản phẩm liên quan

• 0901: Nhóm cà phê

• 0901.xx: Phân nhóm chi tiết hơn theo tình trạng rang, chưa rang, đã khử caffeine hay chưa

• 0901.xx.xx: Mã chi tiết theo biểu thuế áp dụng tại Việt Nam

Điểm cần nhớ là không nên chỉ nhìn tên hàng rồi chọn mã gần giống nhất. Mã HS phải được xác định dựa trên bản chất hàng hóa, mô tả kỹ thuật, thành phần, công dụng và quy định phân loại liên quan.

Nhấn để phóng to

HS Code không chỉ là một mã số để điền vào tờ khai. Trong xuất nhập khẩu, mã HS có thể ảnh hưởng đến nhiều phần quan trọng của một lô hàng.

Mã HS là cơ sở để xác định thuế suất nhập khẩu. Khi biết đúng mã HS, doanh nghiệp mới có thể kiểm tra được hàng hóa đang áp dụng mức thuế nhập khẩu ưu đãi, thuế nhập khẩu thông thường, thuế theo hiệp định thương mại hoặc các loại thuế khác nếu có. Ngoài ra, mã HS còn liên quan đến thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường...

Một số mặt hàng khi nhập khẩu hoặc xuất khẩu cần giấy phép, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, chứng nhận hợp quy hoặc kiểm tra chuyên ngành. Những yêu cầu này thường được xác định dựa trên mã HS. Ví dụ, cùng là thiết bị điện, có loại chỉ cần khai báo thông thường, nhưng cũng có loại phải kiểm tra hiệu suất năng lượng, an toàn điện... Nếu mã HS bị xác định sai, doanh nghiệp có thể bỏ sót yêu cầu quản lý hoặc chuẩn bị sai bộ hồ sơ.

HS Code cũng được dùng để thống kê kim ngạch xuất nhập khẩu, quản lý nhóm hàng, theo dõi dòng chảy thương mại và xây dựng chính sách kinh tế. Vì vậy, mã HS không chỉ phục vụ doanh nghiệp mà còn là dữ liệu quan trọng đối với cơ quan quản lý.

Trong một lô hàng, nhiều bên có thể cùng sử dụng mã HS: người bán, người mua, forwarder, customs broker, kế toán, bộ phận mua hàng và cơ quan hải quan. Khi mã HS được xác định đúng, các bên dễ thống nhất cách tính thuế, chuẩn bị chứng từ và xử lý thủ tục hơn.

Nhấn để phóng to

Khi mới làm xuất nhập khẩu, nhiều người dễ nhầm các khái niệm này với nhau. Có thể hiểu ngắn gọn: HS System là hệ thống phân loại, còn HS Code / mã HS là mã cụ thể của từng loại hàng hóa trong hệ thống đó. Khi áp dụng tại Việt Nam, doanh nghiệp thường làm việc với mã chi tiết theo biểu thuế Việt Nam.

Việc xác định đúng mã HS giúp doanh nghiệp tránh nhiều rủi ro trong quá trình xuất nhập khẩu.

Với các mặt hàng có cấu tạo phức tạp, hàng đi kèm bộ linh kiện, hàng đa công dụng hoặc hàng có thành phần hỗn hợp, việc xác định mã HS càng cần được kiểm tra kỹ hơn.

Doanh nghiệp nên tra và kiểm tra mã HS trước khi nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa, đặc biệt trong các trường hợp sau:

Một điểm nhiều doanh nghiệp hay gặp là lấy mã HS từ nhà cung cấp nước ngoài rồi dùng trực tiếp tại Việt Nam. Cách này có thể tham khảo ban đầu, nhưng không nên xem là kết luận cuối cùng, vì mỗi quốc gia có thể có phần mở rộng và chính sách áp dụng khác nhau. Người tra cứu nên tham khảo 6 quy tắc tra mã hs code để tránh những sai sót trong quá trình tra cứu để khai báo thuế hợp lý, đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp.

Giả sử doanh nghiệp nhập khẩu cà phê. Nếu mô tả hàng hóa chỉ ghi “coffee”, thông tin này chưa đủ để xác định mã HS chính xác. Người phụ trách cần làm rõ thêm:

Chỉ khi có đủ thông tin về bản chất hàng hóa, doanh nghiệp mới có thể xác định nhóm mã phù hợp. Đây cũng là lý do mã HS không nên được chọn chỉ bằng cách tìm tên sản phẩm trên mạng rồi lấy mã giống nhất.

Nhấn để phóng to

Doanh nghiệp có thể tự tra mã HS để hiểu sơ bộ nhóm hàng, thuế suất và chính sách liên quan. Tuy nhiên, với các mặt hàng có giá trị lớn, hàng mới, hàng kỹ thuật cao hoặc hàng có nhiều cách phân loại, nên kiểm tra lại với người có chuyên môn hoặc đối chiếu kỹ với biểu thuế, chú giải chương, chú giải nhóm và các quy định liên quan.

Sau khi đã hiểu HS Code là gì và cấu trúc mã HS gồm những phần nào, bạn có thể xem tiếp hướng dẫn cách tra mã HS Code chính xác để biết quy trình kiểm tra mã cho hàng nhập khẩu, xuất khẩu thực tế.

Việc tra cứu HS Code theo cách truyền thống đòi hỏi doanh nghiệp phải lật giở hàng ngàn trang biểu thuế và thông tư liên quan. Để tăng tốc độ và giảm thiểu sai sót, Gexim AI cung cấp giải pháp tra cứu HS Code tự động đột phá.

5 lý do nên chọn Gexim AI để tra cứu HS Code:

HS Code đóng vai trò then chốt trong hoạt động xuất nhập khẩu, là chìa khóa để xác định nghĩa vụ thuế và thủ tục hải quan của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ cấu trúc mã HS từ 2 số chương đến 8 số chi tiết giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi làm việc với đối tác, chuẩn bị hồ sơ và tính toán chi phí.

Hãy luôn nhớ rằng việc xác định mã HS cần sự tỉ mỉ, dựa trên tài liệu kỹ thuật chính xác và các quy tắc phân loại của hải quan. Đầu tư thời gian để làm đúng mã HS ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí và thời gian thông quan cho các lô hàng.